Gmail + 'Skrzynka Odbiorcza Zero'

x

Dzisiaj skonfigurujesz swoją pocztę Gmail (najlepiej gdy będzie to Twoje główne, prywatne konto) tak, że będziesz z jednego miejsca obsługiwać bez wysiłku WSZYSTKIE swoje adresy mailowe. Oczywiście wysyłąjąc maila WYBIERZESZ z którego adresu wysyłasz. Będziesz mogła korzystać z alternatywnego programu pocztowego, aplikacji email na komórce - wszystko co zrobisz na jednym urządzeniu będzie uaktualniane na pozostałych automagicznie. Nie przestrasz się bałaganu w skrzynce, w następnym etapie zaprowadzisz idealny porządek korzystając z filtrów i etykiet. Najlepiej przeczytaj tego posta spokojnie żeby wiedzieć o co chodzi, a wprowadzaniem w życie zajmij się gdy będziesz miała dłuższą chwilę. Czas poświęcony na to zwraca się 10-krotnie.


Konfiguracja Gmail

Gmail bardzo ładnie działa 'prosto z pudełka', ale nie poprzestaniemy na tym. Zaczniesz od włączenia kilku funkcji eksperymentalnych. Po zalogowaniu do Gmail wybierasz Ustawienia i następnie Laboratorium. Tutaj polecam włączenie kilku pożytecznych funkcji. Włącz 'Cofnij wysyłanie', 'Odśwież konta POP', 'Przycisk do oznaczania jako przeczytane', 'Sztuczki z tytułami', 'Wyślij i archiwizuj', 'Zaawansowane funkcje IMAP'. Możesz sobie dorzucic różne funkcje podglądów albo upiększacze, ale to co napisałem - koniecznie.
Teraz zakładka Ustawienia ogólne :
'Maksymalny rozmiar strony' - proponuję 100.
'Skróty klawiaturowe' - najlepiej używać, ale gdy nie stosujesz - wyłącz.
'Treści zewnętrzne' - włącz wyświetlanie, to bezpieczne.
'Połączenie przeglądarki' - używaj zawsze bezpiecznego protokołu HTTPS (ważne!).
'Cofnij wysyłanie' - włącz.
'Załączniki' - Zaawansowane funkcje załączników.

Czas na podłączenie Twoich alternatywnych adresów email, jako pierwsze konfigurujesz wysyłanie. Co prawda Gmail oferuje funkcję importu, jednak mam co do jej działania sporo zastrzeżeń. Bardziej nadaje się do przenoszenia konta na stałe niż do używania równolegle. Zrobisz to inaczej. W zakładce Konta i importowanie, w sekcji 'Wyślij pocztę jako' klikasz przycisk 'Wyślij pocztę z innego adresu'. W nowym okienku wpisujesz Nazwe i adres, przechodzisz do następnego kroku:

W tym kroku zalecam wybranie opcji wysyłania przez oryginalne serwery poczty konta które dodajesz. Wtedy wiadomość poddana nawet dokładniejszemu ogladowi wydaje się być wysłana z tamtej poczty. Dla wiekszości popularnych poczt adres i port serwera wypełni się automagicznie, jeżeli to serwery Twojej firmy to musisz zdobyć następujące dane: adres serwera SMTP, czy używa SSL, numer portu (jest inny dla SSL, inny dla nieszyfrowanego połączenia. Dalej już prosto do celu. Od tego momentu gdy klikniesz 'Utwórz wiadomość' będziesz miała do wyboru w polu 'Od' dwie tożsamości. Po pomyślnym założeniu konta w tej samej sekcji koniecznie zaznacz opcję 'Po odebraniu wiadomości: Odpowiadaj z tego samego adresu na który została wysłana wiadomość'

Gotowe? Teraz nauczysz Gmail ściągać pocztę z tego konta do Twojej jedynej, ulubionej skrzynki. Uwaga, pobieranie poczty nie odbywa się w czasie rzeczywistym, na tej zakładce możesz zobaczyć kiedy ostatnio było dane konto sprawdzane. Ale przed chwilą w Laboratorium dodałaś link Odśwież, widoczny po prawej stronie powyżej Skrzynki odbiorczej. Klikając go sprawdzasz czy nic nowego diabli nie przysłali na alternatywne konta. Ale najpierw dodajemy konto. Ta sama zakładka, sekcja 'Sprawdzaj pocztę za pomocą POP3', klikasz oczywiście 'Dodaj konto email POP3'. 

Wypełniasz analogicznie do poprzedniego okienka, pierwsze dwie opcje zostawiasz odhaczone, natomiast rozpoczynasz pierwszy etap porządków korzystając z opcji 'Przychodzące wiadomości oznaczaj etykietą'. Z listy wybierasz 'Nowa etykieta' i wymyślasz krótkie i jasne określenie dla tego konta. Każda wiadomość która znajdzie sie w skrzynce odbiorczej, oryginalnie wysłana na alternatywne konto będzie od teraz wyraźnie oznaczona etykietą. Opcję czwartą możesz zaznaczyć jeżeli to jest np. konto powiadamiające o nowych komentarzach na blogu - wiadomości nie trafią do skrzynki odbiorczej, będą widoczne w folderze/zakładce 'Wszystkie'. 

W ten sposób możesz podpiąć maksymalnie 5 kont. Jeżeli masz wiecej to najlepiej idź do psychiatry, nawet ja mam tylko cztery ;) Ale oczywiście można to ograniczenie obejść, sama wymyslisz jak, prawda? Uwaga, jeżeli podpinasz inne konto gmail - pamietaj o włączeniu usługi POP3 na alternatywnym koncie ( Ustawienia/Przekazywanie i POP/IMAP/Pobieranie przez POP ) Działa? Powtarzasz dla wszystkich kont.

Jeżeli korzystasz z poczty również w jakimkolwiek dedykowanym programie pocztowym, albo chcesz skonfigurować pocztę na komórce musisz włączyć obsługę IMAP:

Bardzo prosto, wchodzisz  w Ustawienia/Przekazywanie i POP/IMAP W sekcji 'Dostęp IMAP' włącz usługę IMAP, 'Automatyczne usuwanie' ustaw na 'Natychmiast usuwaj ...' i gotowe. Adresy serwerów do skonfigurowania urządzenia są w linku na dole tej zakładki.

No to zakończyliśmy proste rzeczy, zaczynamy naprawdę trudne zadanie. Nie zrozum mnie źle - nie jest bardziej skomplikowane - po prostu trudno uwierzyć że praca włożona w porządki się opłaca. Ale kto spróbuje, bedzie wiedział o czym piszę. Nadchodzi ...

Skrzynka odbiorcza zero.

System zarządzania pocztą 'Inbox Zero' zaproponował Merlin Mann. Proponowana przeze mnie wersja oparta jest na pomysłach Giny Trapani sformułowanych w tym artykule.

Podstawową zasadą systemu 'Skrzynka Odbiorcza Zero' jest Twoja determinacja aby w momencie kiedy wylogowujesz się z poczty w skrzynce odbiorczej było PUSTO. Każda odebrana wiadomość musi się znaleźć w odpowiednim folderze/etykiecie. Wspomagać Cię będą etykiety i znakomity system filtrów Gmail.

TRZY ETYKIETY

Gmail oferuje znakomity system etykiet, są ciekawsze od folderów - email może mieć kilka etykiet, można budować niesłychane systemy sortowania. Ale po okresie fascynacji każdy wraca do zasady KISS i upraszcza.  Masz trzy foldery/etykiety do których wrzucasz całą przychodzącą pocztę. Nazwać je możesz dowolnie, ważne są zasady. Od razu

1. DoZalatwienia - zadania do wykonania; tutaj trafia każdy email na którego odpowiedź zajęłaby więcej niż minutę (na inne odpowiadasz od razu!), który wymaga jakiejś dodatkowej czynności, na którego pisanie nie masz nastroju. Przykładowo email od kogoś kto się dawno nie odezwał i chcesz mu napisać coś dłużej, mail do którego chcesz dołączyć zdjęcia a nie chce Ci się teraz szukać.
2. Zatrzymane - maile do których będziesz chciała mieć szybki dostęp w najbliższym czasie. Np. email z potwierdzeniem rezerwacji, info od klienta że odezwie się w czwartek z dużym zleceniem, email z adresem i datą spotkania w przyszły wtorek. 
3. Wszystkie - etykieta wbudowana. Tu trzymasz wszystko co może Ci się kiedykolwiek przydać, Gmail jest pocztą praktycznie nieograniczoną. Znakomite algorytmy wyszukiwania Gmail pozwolą Ci znaleźć to co potrzebujesz nawet po latach.

OPRÓŻNIJ SWOJĄ SKRZYNKĘ

Tak, teraz nadszedł na to czas. Nieważne czy rozpoczynasz ze skrzynką pełną tysięcy maili, czy tylko z ostatnich 2 tygodni - metoda jest ta sama. Zaczynasz od najstarszej wiadomości i postępujesz następująco:

• jeżeli wymaga odpowiedzi albo innej akcji zajmującej mniej niż minutę - zrób to od razu.
• jeżeli zajęłoby to więcej niż minutę - oznacz etykietą DoZalatwienia i archiwizuj.
• jeżeli to sprawa oczekująca na czyjeś działanie, albo konkretny dzień - oznacz Zatrzymane
• jeżeli na coś Ci się kiedyś przyda - archiwizuj
• gdy bezużyteczna - usuń

UTRZYMUJ SKRZYNKĘ PUSTĄ

Z każdą przychodzącą wiadomością postępuj jak powyżej. Nie odpuszczaj sobie nigdy.

NIE ZOSTAWIAJ PRZECZYTANEJ POCZTY W SKRZYNCE

Wyrób sobie nawyk szybkiego podejmowania decyzji co do dalszych losów wiadomości odebranej. Musi natychmiast zostać oznaczona etykietą i archiwizowana, tylko archiwizowana lub usunięta.

ZASTRZEŻENIA

Być może przydatne bedzie dla Ciebie wprowadzenie dodatkowych etykiet, np dla maili dotyczących pracy, bloga etc. Gdy użyjesz filtrów może to być użyteczne - ale nie namnażaj ich ponad konieczność, sprawdź czy się przydają. Etykiety DoZalatwienia i Zatrzymane przeglądaj regularnie i załatwiaj co tylko możliwe. A najlepiej wszystkie wiadomosci z tych etykiet/folderów oznacz jako nieprzeczytane. Wtedy po zalogowaniu się widzisz ilość nie załatwionych spraw.

UWAGA TECHNICZNA

Jeżeli Twoja skrzynka jest naprawdę przeładowana mailami, a nie wiesz jak efektywnie korzystać z filtrów Gmail w celu sprzątania i organizowania poczty - możesz zaczekać na posta o filtrowaniu, powinien się wkrótce pojawić

Ta sekcja jest silnie oparta na tym artykule fantastycznej Giny Trapani i nie wyrażam zgody na kopiowanie i publikowanie fragmentów ani całości tej sekcji bez podania Jej jako autorki systemu Trusted Trio

Gratulacje dla tych którzy dotarli do tego miejsca bez przeskakiwania tekstu! Mam nadzieję że przynajmniej fragmenty przydadzą się komuś, jeżeli chcecie rozwinięcia albo sprecyzowania czegokolwiek - proszę pisać. Jeśli widzicie błędy, nieścisłości - także bardzo proszę.